Abrir uma empresa pode parecer um processo complicado e repleto de burocracias jurídicas. No entanto, como já exposto anteriormente, é possível abrir sua empresa corretamente em 9 simples passos. Com isso, são necessários documentos como Contrato Social, Ficha de Cadastro Nacional e Registro na Junta Comercial. Porém, para que a empresa se mantenha regularizada e atuando de forma legal, é imprescindível que mantenha uma série de documentos em dia – além daqueles solicitados para sua abertura. Vale ressaltar que alguns documentos variam de empresa para empresa, pois dependem do ramo em que cada empreendimento atua.⠀⠀⠀⠀⠀
A seguir serão listados os 5 documentos de maior importância a serem mantidos em dia pela sua empresa (independente do seu ramo de atuação):
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1. Alvará
Documento que autoriza o funcionamento da empresa de acordo com os requisitos de cada município. Trata-se, assim, de uma permissão que atesta a aptidão do empreendimento em realizar sua atividades. Além disso, é um dos documentos mais importantes para a regularização de sua empresa, afinal, sem ele, ela não estaria legalmente autorizada a exercer suas funções. Apesar de já solicitado no processo de abertura de sua empresa é preciso ficar atento ao seu prazo de renovação – o qual ocorre periodicamente atendendo às instruções da prefeitura de sua cidade (com variação de 1 a 2 anos).
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2. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A Rais, ou Relação Anual de Informações Sociais, é um documento que trata da contratação de pessoas e do controle das atividades trabalhistas no país. Sua entrega é obrigatória todo ano, mesmo que não haja contratações. As únicas exceções são os empreendedores individuais, os quais estão dispensados da entrega. A relação pode ser enviada pela internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego.
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3. Cadastro Geral de Empregadores e Desempregados (CAGED)
O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é a forma de medir o fluxo de contratações e demissões de funcionários, permitir que o Ministério de Estado do Trabalho e Emprego possa realizar estudos e criar projetos relacionados ao mercado de trabalho, além de servir como base para o Programa de Seguro-Desemprego. A declaração deve ser enviada por meio do CAGED Web até o dia 7 do mês subsequente ao mês de competência informado.⠀
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4. Livros contábeis e fiscais
As operações contábeis e fiscais devem ser totalmente registradas e devem ficar sob a guarda da própria empresa. São os livros Diários, Razão, de entradas, de saídas e de controle de estoques. Neles, estão registradas ações realizadas pela empresa, tais como operações de compra e venda, recebimentos e pagamentos de impostos, transferências bancárias, entre outras. Vale ressaltar que tais documentos devem ser atualizados com frequência, de acordo com a dinâmica de sua empresa (movimentação de caixa, realização de projetos, compras, dentre outros).
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5. Guias fiscais de recolhimento e notas fiscais
Toda guia de recolhimento de impostos, taxas ou contribuições devem ser guardadas pela empresa para comprovar que ela está em dia com as obrigações tributárias. Os tempos de arquivamento variam, de acordo com a operação, mas o ideal é que a empresa mantenha a guarda de todos os documentos com a utilização de uma ferramenta online – como o Arquivar, site que oferece serviços relacionados ao armazenamento de documentos. Além disso, as notas fiscais decorrentes da compra ou venda de produtos da empresa devem ser arquivadas.
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Portanto, mesmo com a especificidade de certos documentos de acordo com o tipo de negócio em questão, atualização de tais documentos é imprescindível para a sobrevivência e o sucesso de seu empreendimento. Alguns deles requerem verificação frequente e, dessa forma, a busca por assistência jurídica pode ser uma aliada no processo de manter sua empresa regularizada e em dia com a documentação. Ademais, com a assistência jurídica adequada é possível evitar multas e processos decorrentes da irregularidade ou atraso de documentos. Agora que você já sabe quais são os principais documentos a serem mantidos em dia (e a importância de mantê-los), quem sabe não seja o momento para buscar ajuda e manter sua empresa regularizada? Você já tem quem contatar!